TERA Vertragsmanager | TERA Kommunalsoftware

Der TERA Vertragsmanager sorgt für Übersicht

Alle Verträge im Blick

Der  TERA Vertragsmanager – konzipiert für die kommunale Verwaltung – macht Schluss mit lästigen und zeitaufwändigen Recherchen. Sie behalten die volle Kontrolle über den Lebenszyklus Ihrer Verträge von der Erfassung bis zur Archivierung.

Über die Vertragsübersicht erhalten Sie jederzeit einen aktuellen Überblick zum Stand Ihrer Verträge.
 

Effiziente Vertragsverwaltung

Mit dem TERA Vertragsmanager werden die bestehenden Verträge einmal erfasst. Wiederkehrende Informationen können bequem aus Tabellen abgerufen und eingesetzt werden. Der Anwender entscheidet, wie er die verschiedenen Verträge ordnen will: zum Beispiel sortiert nach Wartungs- oder Leasingverträgen.

Gründe für den Einsatz von TERA Vertragsmanager

  • Schnelle Auffindbarkeit und Auswertung Ihrer Verträge
  • Verlässlicher Vertragsdatenbestand
  • Überwachung von Vertragsfristen
  • Wahrung der Vertraulichkeit und Datensicherheit
  • Haftungsrisiken minimieren
  • Kommunikationsaufwand verringern, Zusammenarbeit verbessern

Ihre Möglichkeiten mit dem TERA Vertragsmanager

  • Effiziente Vertragsverwaltung mit automatischer Fristenberechnung
  • Wiedervorlagefunktion
  • Automatisches Generieren von Verträgen mit neuer Laufzeit und Archivierung
  • Revisionssichere Historisierung
  • Mandanten- und Benutzersteuerung
  • Schnittstellen zu komXwork, TERA Gebäudemanager, Microsoft Word und Excel
  • Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten für Ihr Vertragscontrolling

 

Individuelle Mandanten- und Benutzersteuerung

Auch wer in der Gemeinde Zugriff hat, kann im Vorfeld festgelegt werden. Einige Verträge betreffen nur den Bauhof, andere wiederum die Zentrale Verwaltung oder die Kämmerei. So kann jede Abteilung und jedes Amt die Verträge selbst verwalten. Und wie findet man die Verträge wieder? Ganz einfach über eine Suchmaske. Suchkriterien sind beispielsweise der Mandant, also der interne Auftraggeber, die Laufzeit, der Vertragsstatus (aktuell? historisch?) oder die Vertragsart (Leasing? Energie? Wartung?).
 

Automatische Erinnerung an Kündigungsfristen

Soll an eine Vertragskündigung erinnert werden, braucht der Anwender nur das Kästchen "Wiedervorlage generieren" anzuklicken. Hat der Vertrag dagegen eine Verlängerungsklausel, wird automatisch nach Ablauf der Frist ein neuer Vertrag generiert und der alte einfach automatisch in der Vertragshistorie abgelegt.
 

Prüfung der Umsatzsteuerpflicht nach UStG § 2b

Prüfschema zur Umsatzsteuerplicht nach UStG § 2b

Ab spätestens dem 01.01.2021 gilt die neue Regelung der Umsatzbesteuerung für juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ab diesem Zeitpunkt gelten auch für Kommunen unter bestimmen Bedingungen die allgemeinen Regeln des Umsatzsteuergesetzes. Hierbei sind neben vielen anderen Finanztransaktionen auf kommunaler Ebene sämtliche Verträge auf diese Regeln zu prüfen. Hierzu existiert vom Bayerischen Gemeindetag ein Prüfschema, das im Vertragsmanager abgebildet ist. Zunächst sind die Vertragsgrundlagen zu erfassen. Für die Prüfung der Umsatzsteuer ist dann für jeden einzelnen Vertrag der IST-Zustand zu ermitteln, der die Umsatzsteuerpflicht zum Teil schon klärt. Darauf aufbauend können direkt oder eventuell nach Rücksprache mit der zuständigen Finanzbeörde die Verträge entsprechend nach folgenden Rubriken klassifiziert werden:

  • Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG liegt vor
  • Eintragen einer Steuerklausel (Ergänzung des Steuerpflichtigen in Verträgen, gegebenenfalls Preisanpassung)
  • Gestaltung nach § 15a UStG ist möglich
  • Ein Neuabschluss des Vertrags ist anzustreben

Als Ergebnis erhält man dann die Umsatzsteuerpflicht des jeweiligen Vertrags. Gegebenenfalls ist eine Splittung der Beträge (hoheitlicher Anteil, unternehmerischer Anteil) erforderlich, die entsprechend hinterlegt werden kann.
 

Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten  

Komfortable Verknüpfung mit TERA Gebäudemanager

Kommunen, die den TERA Gebäudemanager einsetzen, haben den zusätzlichen Vorteil, dass alle Verträge den entsprechenden Liegenschaften zugeordnet werden. Öffnet ein Mitarbeiter der Kommune im TERA Gebäudemanager ein Objekt (zum Beispiel eine Schule oder eine Schwimmhalle), kann er gleichzeitig über den Reiter "Verträge" auch sämtliche Verträge einsehen, die dieses Objekt betreffen.
 

Verknüpfung auch mit den Microsoft Office Produkten

Anwender können den gesamten Schriftverkehr ebenfalls über eine Schnittstelle in MS-Office einfügen. So einfach kann kommunale Verwaltung heutzutage sein.

So profitieren Sie von der MS-Office-Anbindung

  • Einfaches Anfertigen individueller Anschreiben über Textschnittstelle zu Microsoft Word
  • Übergabe der Daten auch nach Microsoft Excel
  • Automatische Zuordnung der erstellten Dokumente zum Vertrag
  • Direkte Verknüpfung zum Dokumenten-Managementsystem komXwork