Vertragsverwaltung | TERA Kommunalsoftware

Der TERA Vertragsmanager sorgt für Übersicht

Wartungsverträge, Mobilfunkverträge, Leasingverträge, Energielieferverträge … Kommunen müssen immer mehr Verträge zu ihren Liegenschaften verwalten und Laufzeiten berücksichtigen. Wer blickt da noch durch? Mit dem TERA Vertragsmanager geht es ganz einfach.

Wer in der kommunalen Verwaltung arbeitet, kennt folgendes Beispiel nur zu gut: Der Wartungsvertrag mit dem Dienstleister für Heizungsanlagen läuft aus und soll gekündigt werden. Aber die Kündigungsfrist ist überschritten – und der Vertrag läuft automatisch weiter. Ein Ärgernis, besonders bei Verträgen, die über mehrere Jahre gehen. Viele Kommunen haben den Überblick über ihre Vertragsangelegenheiten verloren. Kein Wunder bei der wachsenden Anzahl von Verträgen. Mit dem neuen TERA Vertragsmanager gibt es für dieses Problem eine Lösung. Sämtliche Verträge werden zentral abgespeichert und die Mitarbeiter der Gemeinde werden über die automatische Wiedervorlage-Funktion an alle Termine erinnert, egal, ob es sich um eine Vertragsverlängerung oder eine Kündigung handelt.

Automatische Erinnerung an Kündigungsfristen

Mit dem Vertragsmanager werden die bestehenden Verträge einmal erfasst. Wiederkehrende Informationen können bequem aus Tabellen abgerufen und eingesetzt werden. Anwender fügen den Vertrag per Scan bei und können den gesamten Schriftverkehr ebenfalls über eine Schnittstelle in MS Office einfügen. So ist alles an einer Stelle digitalisiert. Dabei entscheidet der Anwender, wie er die verschiedenen Verträge ordnen will: zum Beispiel sortiert nach Wartungs- oder Leasingverträgen. Auch wer in der Gemeinde Zugriff hat, kann im Vorfeld festgelegt werden. Einige Verträge betreffen nur den Bauhof. Andere nur die Zentrale Verwaltung oder die Kämmerei. So kann jede Abteilung und jedes Amt die Verträge selbst verwalten. Und wie findet man die Verträge wieder? Ganz einfach über eine Suchmaske. Suchkriterien sind beispielsweise: der Mandant, also der interne Auftraggeber, die Laufzeit, der Vertragsstatus (aktuell? historisch?) oder die Vertragsart (Leasing? Energie? Wartung?). Soll an eine Vertragskündigung erinnert werden, braucht der Anwender nur das Kästchen "Wiedervorlage generieren" anzuklicken. Hat der Vertrag dagegen eine Verlängerungsklausel, so wird automatisch nach Ablauf der Frist ein neuer Vertrag generiert und der alte einfach automatisch in der Vertragshistorie abgelegt.

Komfortable Verknüpfung mit dem Gebäudemanager

Kommunen, die den TERA Gebäudemanager einsetzen, haben den zusätzlichen Vorteil, dass alle Verträge den entsprechenden Liegenschaften zugeordnet werden. Öffnet ein Mitarbeiter der Kommune im TERA Gebäudemanager ein Objekt (zum Beispiel eine Schule oder eine Schwimmhalle), so kann er gleichzeitig über den Reiter "Verträge" auch sämtliche Verträge einsehen, die dieses Objekt betreffen. So einfach kann kommunale Verwaltung heutzutage sein.