Vertragsverwaltung | TERA Kommunalsoftware

Der TERA Vertragsmanager sorgt für Übersicht

Alle Verträge im Blick

DerTERA-Vertragsmanager – konzipiert für die kommunale Verwaltung – macht Schluss mit diesen lästigen und zeitaufwändigen Recherchen. Sie behalten die volle Kontrolle über den Lebenszyklus Ihrer Verträge von der Erfassung bis zur Archivierung.

Sie erhalten über die Vertragsübersicht immer einen aktuellen Überblick zum Stand Ihrer Verträge.
 

Effiziente Vertragsverwaltung

Mit dem Vertragsmanager werden die bestehenden Verträge einmal erfasst. Wiederkehrende Informationen können bequem aus Tabellen abgerufen und eingesetzt werden. Der Anwender entscheidet, wie er die verschiedenen Verträge ordnen will: zum Beispiel sortiert nach Wartungs- oder Leasingverträgen.

Gründe für den Einsatz von TERA Vertragsmanager

  • Schnelle Auffindbarkeit und Auswertung Ihrer Verträge
  • Verlässlicher Vertragsdatenbestand
  • Überwachung von Vertragsfristen
  • Wahrung der Vertraulichkeit und Datensicherheit
  • Haftungsrisiken minimieren
  • Kommunikationsaufwand verringern, Zusammenarbeit verbessern

Ihre Möglichkeiten mit dem TERA Vertragsmanager

  • effiziente Vertragsverwaltung mit automatischer Fristenberechnung
  • Wiedervorlagefunktion
  • automatisches Generieren von Verträgen mit neuer Laufzeit und Archivierung
  • revisionssichere Historisierung
  • Mandanten- und Benutzersteuerung
  • Schnittstellen zu komXwork, TERA Gebäudemanager, Microsoft Word und Excel
  • umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten für Ihr Vertragscontrolling

 

Individuelle Mandanten- und Benutzersteuerung

Auch wer in der Gemeinde Zugriff hat, kann im Vorfeld festgelegt werden. Einige Verträge betreffen nur den Bauhof. Andere nur die Zentrale Verwaltung oder die Kämmerei. So kann jede Abteilung und jedes Amt die Verträge selbst verwalten. Und wie findet man die Verträge wieder? Ganz einfach über eine Suchmaske. Suchkriterien sind beispielsweise: der Mandant, also der interne Auftraggeber, die Laufzeit, der Vertragsstatus (aktuell? historisch?) oder die Vertragsart (Leasing? Energie? Wartung?).
 

Automatische Erinnerung an Kündigungsfristen

Soll an eine Vertragskündigung erinnert werden, braucht der Anwender nur das Kästchen "Wiedervorlage generieren" anzuklicken. Hat der Vertrag dagegen eine Verlängerungsklausel, so wird automatisch nach Ablauf der Frist ein neuer Vertrag generiert und der alte einfach automatisch in der Vertragshistorie abgelegt.
 

Prüfung der Umsatzszeuerpflicht nach UstG 2b

Mit der neuen Funktion haben Sie die Möglichkeit die Umsatzsteuerpflicht Ihrer Verträge zu bewerten.Wir haben uns bezüglich des Prüfungsschemas an der „Handeichung zur Umstellung auf 2b UstG für Kreisangehörige Gemeinden in Bayern“ angelehnt.
 

Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten  

Komfortable Verknüpfung mit TERA Gebäudemanager

Kommunen, die den TERA Gebäudemanager einsetzen, haben den zusätzlichen Vorteil, dass alle Verträge den entsprechenden Liegenschaften zugeordnet werden. Öffnet ein Mitarbeiter der Kommune im TERA Gebäudemanager ein Objekt (zum Beispiel eine Schule oder eine Schwimmhalle), so kann er gleichzeitig über den Reiter "Verträge" auch sämtliche Verträge einsehen, die dieses Objekt betreffen.
 

Verknüpfung auch mit den Microsoft Office Produkten

Anwender können den gesamten Schriftverkehr ebenfalls über eine Schnittstelle in MS Office einfügen. So einfach kann kommunale Verwaltung heutzutage sein.

So profitieren Sie von der MS-Office-Anbindung

  • einfaches Anfertigen individueller Anschreiben über Textschnittstelle zu Microsoft Word
  • Übergabe der Daten auch nach Microsoft Excel
  • automatische Zuordnung der erstellten Dokumente zum Vertrag
  • direkte Verknüpfung zum Dokumenten-Managementsystem komXwork